Zasady prowadzenia dokumentacji płacowej

Każda firma, niezależnie od wielkości, musi prowadzić odpowiednią dokumentację dotyczącą zatrudnionych pracowników oraz płac. Jest to niezbędne, aby przedsiębiorstwo mogło funkcjonować zgodnie z obowiązującym prawem. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji płacowej pozwala na prawidłowe rozliczenie pracowników, a także uniknięcie przykrych konsekwencji ze strony Państwa.

W jaki sposób należy poprawnie prowadzić dokumentację płacową?

Ze względu na mnogość dokumentacji oraz duże skomplikowanie, jeżeli chodzi o utrzymanie wszystkiego w porządku, wiele przedsiębiorstw decyduje się na usługi kadrowo-płacowe, oferowane przez niektóre biura rachunkowe. Dzięki temu nie muszą w ogóle przejmować się formalnościami związanymi z zatrudnianiem pracowników czy wypłacaniem im wynagrodzeń, a wszelkie sprawy załatwione są poprawnie i zawsze na czas.

Do dokumentacji płacowej zalicza się przede wszystkim źródła prawa, dokumenty pracownicze, akty decyzyjne, a także okresowa dokumentacja obliczeniowa oraz pisma pomocnicze. Do tego dochodzą także różnego rodzaju przepisy, prawo pracy, interpretacje urzędowe i wiele innych. Każda osoba zajmująca się płacami w danej firmie musi mieć wszystkie dokumenty zgodnie z określonym w dokumentacji okresem przechowywania.

Co jeszcze należy do obowiązków osoby obsługującej płace?

Na podstawie wymienionych dokumentów płacowych co miesiąc należy przygotować listę płac, zawierającą takie informacje jak nazwa pracodawcy, oznaczenie listy płac, miesiąc, którego dotyczy, datę sporządzenia oraz podpisy. Umieszczona jest na niej kwota wypłaty, a także wszelkich dodatków i składek. Co ważne, dokumentacja osobowa z i płacowa znajdująca się w dziale płac musi być archiwizowana aż przez 50 lat, natomiast dokumenty pomocnicze i obliczeniowe – przez 5 lat.